Những lưu ý khi thuê văn phòng để tránh rủi ro

Hiện nay, nhu cầu thuê văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh ngày càng tăng cao, đặc biệt là ở những quận trung tâm như Quận 1, Quận 3. Việc thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp có không gian làm việc chuyên nghiệp, mà còn là “bộ mặt” thể hiện hình ảnh thương hiệu khi tiếp đối tác hay giao dịch với khách hàng. Bài viết này là 5 lưu ý quan trọng được chia sẻ từ Kim Quang Group - đơn vị uy tín chuyên cho thuê văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh.

Xác định đúng nhu cầu thuê văn phòng

Trước khi bắt đầu tìm kiếm mặt bằng, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ nhu cầu thuê. Nhiều người thường bỏ qua bước này, dẫn đến việc chọn văn phòng không phù hợp — vừa tốn tiền, vừa phải dọn đi chỉ sau vài tháng.

1.Mục đích thuê là gì

Bạn cần xác định rõ mục đích thuê văn phòng: dùng làm trụ sở chính, văn phòng đại diện, chi nhánh nhỏ hay không gian làm việc tạm thời. Khi biết rõ mình cần gì, bạn sẽ dễ lọc ra loại hình phù hợp, tránh bị “hoa mắt” trước hàng chục lựa chọn ngoài kia.

Ví dụ:

• Nếu bạn là startup hoặc công ty nhỏ, nên chọn văn phòng chia sẻ (coworking space) hoặc văn phòng mini để tiết kiệm chi phí.
• Nếu bạn cần nơi đón khách, tổ chức họp thường xuyên, nên chọn văn phòng riêng biệt, có sảnh tiếp tân chuyên nghiệp.

2. Quy mô và số lượng nhân viên

Một lỗi rất phổ biến là chọn văn phòng quá lớn hoặc quá nhỏ so với số lượng nhân viên. Chọn văn phòng quá nhỏ khiến không gian chật chội, thiếu thoải mái; nhưng nếu quá rộng, bạn lại lãng phí tiền thuê hàng tháng mà không dùng hết.

Lưu ý khi chọn vị trí và tòa nhà

Sau khi đã xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là chọn tòa nhà với vị trí phù hợp. Đây là giai đoạn bạn nên dành nhiều thời gian để khảo sát thực tế, vì không phải tòa nhà nào trông đẹp trên mạng cũng thực sự ổn khi làm việc lâu dài.

• Kiểm tra giao thông và an ninh: Hãy chọn khu vực dễ di chuyển đến các quận trung tâm, hạn chế bị ngập hoặc kẹt xe. Bên cạnh đó, an ninh khu vực cũng là điều cần chú ý - nhất là khi làm việc buổi tối hoặc lưu trữ thiết bị đắt tiền trong văn phòng.
• Đánh giá độ uy tín của tòa nhà và chủ đầu tư: Một tòa nhà chuyên nghiệp cần có giấy phép hoạt động đầy đủ, hệ thống quản lý rõ ràng và có hợp đồng minh bạch. Bạn nên tìm hiểu xem tòa nhà có được vận hành bởi đơn vị chuyên nghiệp không.
• Xung quanh tòa nhà có gì? Một tòa nhà “đáng thuê” không chỉ nằm ở vị trí đẹp mà còn ở tiện ích xung quanh. Hãy xem gần đó có ngân hàng, quán ăn, siêu thị, công viên hoặc bến xe không. Những yếu tố này tuy nhỏ, nhưng ảnh hưởng lớn đến sự tiện lợi cho nhân viên và khách hàng khi đến làm việc.

Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình ký hợp đồng thuê văn phòng hay toà nhà cho thuê. Hợp đồng thuê là căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên - nhưng nếu không đọc kỹ, bạn có thể bị rơi vào “bẫy” chi phí ẩn hoặc điều khoản bất lợi.

• Thời hạn thuê và điều khoản chấm dứt: Bạn cần xem rõ thời gian thuê, thời hạn gia hạn, và điều kiện khi muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn. Ví dụ, nhiều chủ nhà yêu cầu báo trước 2-3 tháng nếu muốn trả mặt bằng. Nếu không để ý, bạn có thể mất cọc hoặc bị phạt.
• Các loại chi phí trong hợp đồng: Đừng chỉ nhìn giá thuê “trên giấy”. Hãy kiểm tra kỹ xem trong hợp đồng đã bao gồm phí quản lý, VAT, điện nước, gửi xe, vệ sinh, bảo trì hay chưa. Nhiều công ty tưởng rằng giá thuê rẻ, nhưng khi cộng thêm phí phát sinh, con số thực tế lại cao hơn rất nhiều.
• Điều khoản tăng giá thuê hàng năm: Một vài tòa nhà cho thuê văn phòng có tỷ lệ tăng giá 5-10% mỗi năm, nhưng điều này phải được ghi rõ trong hợp đồng. Một số chủ tòa nhà tăng giá thuê hoặc thêm phí dịch vụ mà không báo trước, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Dự trù chi phí và thương lượng giá thuê

Thuê văn phòng là khoản đầu tư lâu dài, vì vậy bạn cần tính toán kỹ chi phí để không bị áp lực tài chính trong quá trình sử dụng.

Tính toán tổng chi phí thuê

Chi phí thuê văn phòng không chỉ gồm tiền mặt bằng, mà còn có:

• Tiền đặt cọc.
• Phí dịch vụ, điện nước, vệ sinh, bảo trì.
• Chi phí thiết kế, mua sắm nội thất, thiết bị ban đầu.
• Việc dự trù rõ ràng giúp bạn kiểm soát được ngân sách và tránh thiếu hụt.

Nên thuê ngắn hạn hay dài hạn

• Nếu bạn là doanh nghiệp mới, chưa ổn định, nên chọn hợp đồng ngắn hạn (1 năm).
• Ngược lại, nếu công ty đã vận hành ổn định, ký dài hạn (3 năm trở lên) sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh việc phải di dời liên tục.

Kiểm tra tiện ích đi kèm

Một văn phòng tốt không chỉ đẹp mà còn phải thoải mái, tiện nghi cho nhân viên.

• Kiểm tra hệ thống điện, đèn, điều hòa, thang máy hoạt động ổn định không.
• Không gian có đủ ánh sáng tự nhiên và cách âm tốt để làm việc tập trung.
• Xem có được phép trang trí, cải tạo nhẹ theo phong cách thương hiệu không.
• Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), lối thoát hiểm và đội ngũ bảo vệ.

Kết luận

Việc thuê văn phòng tưởng đơn giản nhưng lại có rất nhiều yếu tố cần xem xét kỹ lưỡng từ nhu cầu sử dụng, vị trí, hợp đồng đến chi phí phát sinh. Một chút chủ quan ban đầu có thể khiến doanh nghiệp tốn kém hàng chục triệu đồng mỗi tháng hoặc phải di dời giữa chừng. Để hạn chế rủi ro, bạn nên làm việc với các đơn vị tư vấn uy tín như Kim Quang Group, nơi có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng và luôn đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.