Cách quản lý công việc của nhân viên hiệu quả

Vì sao nhiều doanh nghiệp quản lý công việc của nhân viên chưa hiệu quả?

• Việc giao việc chủ yếu bằng lời nói hoặc tin nhắn rời rạc: Không có văn bản hay tiêu chí đo lường rõ ràng. Khi không có mô tả cụ thể về mục tiêu, thời hạn và kết quả cần đạt, mỗi nhân viên sẽ tự hiểu công việc theo một cách khác nhau. Điều này dễ dẫn đến tình trạng cùng một nhiệm vụ nhưng chất lượng đầu ra không đồng đều, gây khó khăn cho việc đánh giá và chỉnh sửa.
• Chưa xây dựng được hệ thống theo dõi tiến độ bài bản: Quản lý thường nắm tình hình công việc thông qua cảm nhận cá nhân hoặc hỏi miệng từng người, dẫn đến việc kiểm soát tiến độ mang tính ước lượng. Khi phát hiện công việc chậm trễ thì đã quá muộn để điều chỉnh, gây ảnh hưởng dây chuyền đến các bộ phận liên quan.
• Thiếu KPI hoặc tiêu chí đánh giá: Cụ thể cũng là nguyên nhân khiến cách quản lý công việc của nhân viên trở nên thiếu công bằng. Nhân viên làm tốt hay chưa tốt đều khó được ghi nhận rõ ràng, lâu dần dễ sinh tâm lý làm việc đối phó hoặc thiếu động lực cải thiện hiệu suất.
• Ôm việc vì lo ngại nhân viên làm không đúng ý hoặc thiếu trách nhiệm: Việc không phân quyền hợp lý khiến người quản lý quá tải, trong khi nhân viên lại thiếu cơ hội rèn luyện kỹ năng và chủ động xử lý công việc. Hệ quả là tiến độ chung bị chậm, hiệu suất giảm và áp lực dồn về một vài cá nhân.
• Nhân viên không thực sự hiểu mục tiêu chung của đội nhóm hoặc doanh nghiệp: Khi không nhìn thấy bức tranh tổng thể, họ chỉ tập trung hoàn thành phần việc của mình cho xong, thay vì chủ động phối hợp và tối ưu kết quả chung.

Cách quản lý công việc của nhân viên hiệu quả trong thực tế

• Xây dựng danh sách công việc theo tuần hoặc theo từng dự án cụ thể, thay vì giao việc rời rạc. Cách làm này giúp người quản lý nắm được toàn bộ khối lượng công việc đang diễn ra, đồng thời giúp nhân viên chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên và hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
• Chia nhỏ đầu việc thành các mốc rõ ràng, đặc biệt với những công việc kéo dài trong thời gian dài. Việc chia nhỏ giúp nhân viên dễ tiếp cận và thực hiện từng phần, trong khi quản lý có thể theo dõi tiến độ chi tiết hơn và kịp thời can thiệp nếu phát sinh vấn đề. Đây là cách quản lý công việc của nhân viên được nhiều doanh nghiệp áp dụng để hạn chế trễ deadline.
• Áp dụng công cụ quản lý công việc phù hợp như Trello, Asana, Notion hoặc Google Sheet để cập nhật tiến độ theo thời gian thực. Khi toàn bộ thông tin được tập trung trên một nền tảng chung, việc theo dõi, trao đổi và điều chỉnh công việc giữa quản lý và nhân viên trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
• Thiết lập lịch báo cáo định kỳ linh hoạt theo tính chất công việc, có thể là báo cáo ngày, tuần hoặc tháng. Việc báo cáo đúng tần suất giúp quản lý nắm được tiến độ mà không gây áp lực không cần thiết, đồng thời giúp nhân viên hình thành thói quen chủ động cập nhật kết quả làm việc.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả hoàn thành thay vì thời gian làm việc, bởi giá trị của công việc nằm ở chất lượng và hiệu quả mang lại. Khi được đánh giá đúng trọng tâm, nhân viên sẽ tập trung cải thiện kết quả thay vì làm việc mang tính hình thức.
• Kết hợp quản lý với vai trò hỗ trợ, không chỉ kiểm soát mà còn đồng hành cùng nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Việc kịp thời tháo gỡ khó khăn, định hướng đúng lúc giúp tăng sự tin tưởng và gắn kết trong đội nhóm, từ đó nâng cao hiệu quả chung.

Các nguyên tắc trong cách quản lý công việc của nhân viên

• Rõ mục tiêu là nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất. Mỗi công việc cần được gắn với một mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, thay vì chỉ giao nhiệm vụ chung chung. Khi biết rõ mình cần đạt điều gì, nhân viên sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian và nguồn lực phù hợp.
• Rõ trách nhiệm giúp tránh tình trạng đùn đẩy hoặc chồng chéo công việc. Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ ai là người thực hiện chính, ai chịu trách nhiệm cuối cùng và ai đóng vai trò hỗ trợ. Điều này đặc biệt quan trọng với các dự án có nhiều bộ phận cùng tham gia.
• Đo lường được kết quả là yếu tố giúp việc đánh giá trở nên minh bạch. Mỗi đầu việc nên đi kèm tiêu chí đánh giá rõ ràng về chất lượng, tiến độ hoặc hiệu quả mang lại. Khi tiêu chí đã được thống nhất, việc đánh giá sẽ khách quan hơn và giảm tranh cãi không cần thiết.
• Minh bạch thông tin trong quá trình làm việc giúp cả đội nhóm nắm được tiến độ chung. Khi thông tin được chia sẻ rõ ràng, nhân viên sẽ chủ động điều chỉnh công việc của mình để phù hợp với tiến độ chung, thay vì chỉ tập trung vào phần việc cá nhân.
• Phản hồi kịp thời giúp nhân viên sửa sai và cải thiện trước khi công việc đi quá xa so với mục tiêu ban đầu. Việc góp ý sớm, đúng trọng tâm sẽ mang tính xây dựng hơn so với việc đánh giá sau khi công việc đã hoàn thành.

Mẫu quy trình quản lý công việc cho đội nhóm dễ áp dụng

• Bước 1: Xác định mục tiêu công việc theo tuần hoặc theo tháng, đảm bảo mục tiêu phù hợp với kế hoạch chung của doanh nghiệp.
• Bước 2: Quản lý tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, kèm theo thời hạn hoàn thành rõ ràng để tránh hiểu nhầm.
• Bước 3: Tiến độ công việc được theo dõi thông qua công cụ quản lý hoặc báo cáo định kỳ, giúp kịp thời phát hiện vấn đề phát sinh.
• Bước 4: Quản lý đánh giá kết quả dựa trên KPI đã đề ra, từ đó ghi nhận hoặc điều chỉnh cho phù hợp.
• Bước 5: Đội nhóm cùng rút kinh nghiệm để cải thiện quy trình cho những lần triển khai tiếp theo. Quy trình này có thể linh hoạt áp dụng cho team nhỏ, phòng ban hoặc doanh nghiệp quy mô lớn.

Kết luận