Mảng kinh doanh cho thuê văn phòng là một phần trong lĩnh vực cho thuê bất động sản bao gồm việc đầu tư vốn để thực hiện các hoạt động xây dựng, mua bán, chuyển nhượng và cho thuê bất động sản. Bên cạnh đó, còn cung cấp dịch vụ môi giới và sàn giao dịch bất động sản, cũng như dịch vụ tư vấn và quản lý bất động sản. Giống như các ngành kinh doanh khác, kinh doanh văn phòng cần đáp ứng vốn pháp định. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, không yêu cầu chứng minh vốn khi thành lập doanh nghiệp hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản, nhưng vốn pháp định phải được duy trì trong suốt thời gian kinh doanh - văn phòng cho thuê quận 1
Luật Doanh nghiệp Việt Nam (2005) quy định về vốn pháp định trong điều kiện kinh doanh dịch vụ cho thuê cả tòa nhà như sau - cho thuê văn phòng quận 1
- Các tổ chức và cá nhân kinh doanh bất động sản cần thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã để hoạt động. Điều kiện cần để thành lập doanh nghiệp là phải có vốn pháp định tối thiểu là 20 tỷ đồng, trừ trường hợp được quy định khác tại khoản 2 của điều này.
- Đối với tổ chức, hộ gia đình và cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, mua bán bất động sản quy mô nhỏ hoặc không thường xuyên, không cần phải thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ phải đáp ứng các quy định về kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật.
Quy định về hợp đồng thuê văn phòng
Việc thuê văn phòng cần phải có hợp đồng giữa bên cho thuê và bên thuê, đây là điều kiện bắt buộc để giải quyết các tranh chấp sau này. Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa hai bên và phải ghi rõ các quy định về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên trong giao dịch thuê văn phòng.
Bản hợp đồng thường được ký kết dưới sự chứng nhận của một bên thứ ba, thường là một luật sư. Hình thức hợp đồng có thể thay đổi linh hoạt tùy theo sự thỏa thuận của hai bên, tuy nhiên, nội dung hợp đồng phải nêu rõ các thông tin sau:
- Thông tin chi tiết và địa chỉ của bên cho thuê và bên thuê văn phòng.
- Ngày ký kết hợp đồng.
- Thời gian hết hạn của hợp đồng.
- Các quy định về hạ tầng cơ sở vật chất, bao gồm diện tích cho thuê, diện tích sử dụng, trang thiết bị được bàn giao và quyền tu sửa cải tạo.
- Các quy định về thanh toán, bao gồm chi phí thuê văn phòng, thời gian thanh toán, số tiền cọc, cách thức đặt cọc, thời gian tăng giá định kỳ và chi phí dịch vụ khi thuê văn phòng.
- Các điều khoản về các dịch vụ đi kèm nếu có.
- Chữ ký của hai bên thuê và cho thuê cùng với chữ ký của người làm chứng (thường là luật sư).
Quy định về phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn
An toàn phòng cháy và chữa cháy được đảm bảo theo quy định của Luật phòng cháy chữa cháy sửa đổi bổ sung năm 2013, khoản 3, điều 5. Theo đó, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền kiến thức về phòng cháy chữa cháy, đồng thời cần xây dựng phong trào toàn dân tham gia vào công tác phòng cháy và chữa cháy bằng cách thành lập và duy trì hoạt động của đội phòng phòng cháy và chữa cháy theo quy định của pháp luật.
- Ban hành nội quy và biện pháp về phòng cháy và chữa cháy theo thẩm quyền;
- Luôn tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy định về phòng cháy và chữa cháy.
- Cần đảm bảo kinh phí đầy đủ để thực hiện các hoạt động liên quan đến phòng cháy và chữa cháy, đồng thời sử dụng kinh phí này đúng mục đích. Các dụng cụ và phương tiện phòng cháy và chữa cháy cần được trang bị và duy trì hoạt động tốt. Ngoài ra, cần chuẩn bị các điều kiện để phục vụ chữa cháy, xây dựng và tổ chức thực tập phương án chữa cháy, đồng thời đảm bảo các điều kiện phục vụ công tác huấn luyện nghiệp vụ liên quan đến phòng cháy và chữa cháy. Trong trường hợp xảy ra cháy, cần tổ chức chữa cháy và khắc phục hậu quả đúng cách để đảm bảo an toàn cho con người và tài sản.
- Các nhiệm vụ khác liên quan đến phòng cháy và chữa cháy phải được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Văn phòng là nơi một tổ chức làm việc nên phải cần tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy. Những yêu cầu này bao gồm việc đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định, bao gồm trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy và phải có lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy nổ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với văn phòng cho thuê quận 1, quận 3, Tân Bình... mà các chủ doanh nghiệp cần phải biết khi đi tìm kiếm văn phòng thuê. Ngoài ra, các chủ đầu tư cũng cần đảm bảo an toàn cho văn phòng của họ và thu hút khách hàng bằng cách tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy.
Để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định PCCC, các chủ doanh nghiệp khi tìm văn phòng cho thuê cần kiểm tra xem phòng đã trang bị đầy đủ hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy và lối thoát hiểm khi có sự cố cháy nổ chưa. Ngoài ra, chủ đầu tư hoặc chủ cho thuê cả tòa nhà cần lắp đặt các thiết bị PCCC phù hợp và bảng quy định về PCCC trong tòa nhà văn phòng cho thuê để tránh bị xử lý vi phạm và giúp khách thuê yên tâm hơn.
Quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Điều 119 và điều 146 theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai có quy định như sau: “Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có sự chứng nhận của cơ quan công chứng và có hiệu lực bắt đầu từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.”.
Điều 149 theo Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất có quy định: “Bên cho thuê cần nộp một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ là hợp đồng thuê quyền sử dụng đất có công chứng và chứng nhận quyền sử dụng đất”. Theo quy định, kể từ ngày nhận đủ số hồ sơ hợp lệ, chậm nhất là 5 ngày làm việc, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất phải có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất theo quy định vào hồ sơ địa chính. Đồng thời, chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho người nộp hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục cấp Chứng nhận quyền sử dụng đất với trường hợp phải cấp mới Chứng nhận.
Kim Quang Group - Nguồn: Tổng hợp
Doanh nghiệp nên mua bảo hiểm gì khi thuê văn phòng?
Bảo hiểm văn phòng là gì? Bảo hiểm văn phòng là một dạng bảo hiểm được thiết kế nhằm bảo vệ...
Điều khoản trượt giá có nên ghi trên hợp đồng không?
Hợp đồng thuê nhà có thể có điều khoản mỗi năm tăng giá 10% tùy thuộc vào thỏa thuận của mỗi...
