Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng cần có gì?

Thuê mặt bằng là một trong những hoạt động phổ biến của các cá nhân, doanh nghiệp khi mở cửa hàng, văn phòng hoặc chi nhánh kinh doanh. Sau khi hợp đồng kết thúc, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng đóng vai trò vô cùng quan trọng để xác nhận các nghĩa vụ đã được hoàn thành và tránh tranh chấp pháp lý về sau. 

Vậy biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng là gì và cần có những nội dung nào để đảm bảo giá trị pháp lý? Cùng Kim Quang Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng là văn bản thể hiện việc hai bên ( bên thuê & bên cho thuê) chính thức chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê. Tài liệu này xác nhận rằng cả hai bên đã hoàn tất mọi quyền lợi, nghĩa vụ về tài sản, tiền thuê, chi phí sửa chữa, bảo trì, cũng như các khoản đặt cọc.

Nói cách khác, biên bản thanh lý là bước cuối cùng trong quá trình thuê mặt bằng, nhằm đảm bảo mọi thỏa thuận đều được giải quyết minh bạch và không còn ràng buộc pháp lý sau thời điểm thanh lý.

Các trường hợp thường lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng 

Theo Kim Quang Group - đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong cho thuê văn phòng và mặt bằng kinh doanh tại TP.HCM - cho biết biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng thường được lập trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng thuê hết thời hạn và hai bên không có nhu cầu gia hạn.
• Bên thuê muốn trả lại mặt bằng trước thời hạn do thay đổi kế hoạch kinh doanh.
• Bên cho thuê muốn lấy lại mặt bằng để sửa chữa, nâng cấp hoặc cho thuê lại.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng vì lý do khách quan (phá dỡ, quy hoạch, thay đổi chính sách…).

Việc lập biên bản trong các trường hợp này giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh phát sinh khiếu nại về tiền cọc, chi phí điện nước, hoặc tình trạng hư hỏng mặt bằng.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng cần có gì?

Một biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp cần bao gồm các nội dung chính sau:

• Thông tin hai bên: Ghi rõ họ tên, số CCCD, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của bên cho thuê và bên thuê.
• Thông tin hợp đồng gốc: Số hiệu, ngày ký, thời hạn và mục đích thuê mặt bằng.
• Tình trạng mặt bằng: Mô tả hiện trạng khi trả mặt bằng, có thể kèm hình ảnh hoặc biên bản nghiệm thu thực tế.
• Các nghĩa vụ đã hoàn thành: Thanh toán tiền thuê, điện nước, phí quản lý, các khoản đặt cọc và chi phí sửa chữa (nếu có).
• Cam kết của hai bên: Xác nhận không còn tranh chấp, khiếu nại sau khi thanh lý.
• Chữ ký và xác nhận: Cả hai bên ký tên, đóng dấu, kèm ngày lập biên bản.

Biên bản càng chi tiết, càng thể hiện tính chuyên nghiệp và là cơ sở pháp lý quan trọng trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn sau này.

Trình tự lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng

Để quá trình lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, bạn có thể thực hiện theo 4 bước cơ bản:

• Bước 1: Hai bên rà soát lại hợp đồng thuê và các điều khoản đã thực hiện.
• Bước 2: Kiểm tra thực tế mặt bằng, xác nhận hiện trạng và công nợ còn lại.
• Bước 3: Soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng, thống nhất nội dung, các khoản thanh toán, và ký xác nhận.
• Bước 4: Lưu trữ biên bản kèm hợp đồng gốc, biên nhận thanh toán và biên bản bàn giao tài sản để làm căn cứ pháp lý.

Việc tuân thủ quy trình này giúp quá trình thanh lý diễn ra nhanh chóng, minh bạch, và hạn chế tối đa rủi ro không đáng có.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng tuy là bước cuối cùng trong quá trình thuê nhưng lại mang ý nghĩa vô cùng quan trọng về pháp lý. Một bản thanh lý được soạn thảo đúng chuẩn sẽ giúp cả hai bên bảo vệ quyền lợi, tránh tranh chấp và tạo điều kiện hợp tác lâu dài.

Nếu bạn đang tìm dịch vụ thuê văn phòng quận 1 hoặc hỗ trợ soạn thảo, thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng chuyên nghiệp, hãy liên hệ Kim Quang Group để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng.