Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê mới nhất

Mặt bằng cho thuê ngày càng được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tìm kiếm để kinh doanh, mở văn phòng hoặc vận hành cửa hàng. Khi hai bên thống nhất thuê mặt bằng, việc lập biên bản bàn giao mặt bằng là bước quan trọng để xác nhận hiện trạng, tài sản và các thông tin liên quan trước khi đi vào sử dụng. Đây là tài liệu giúp cả bên thuê và bên cho thuê giảm tranh chấp, hạn chế hiểu lầm và làm rõ trách nhiệm của mỗi bên.

Biên bản này thường được lập cùng thời điểm nhận bàn giao, có thể kèm theo hình ảnh hoặc mô tả hiện trạng chi tiết. Khi có biên bản bàn giao mặt bằng, quá trình sử dụng và trả lại mặt bằng sau này sẽ minh bạch, rõ ràng và dễ đối chiếu.

Biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê là gì?

Biên bản bàn giao mặt bằng là văn bản ghi lại tình trạng hiện tại của mặt bằng, các hạng mục bên trong, tài sản đi kèm và những thông tin hai bên cùng xác nhận vào thời điểm bàn giao. Văn bản này thường đi kèm hợp đồng thuê, giúp thể hiện rõ mặt bằng được giao ở trạng thái nào để tránh tranh cãi khi kết thúc hợp đồng.

Biên bản này không quá phức tạp, chủ yếu mang tính mô tả, liệt kê và xác nhận. Do đó, cả bên thuê lẫn bên cho thuê đều có thể tự soạn, chỉ cần đảm bảo nội dung rõ ràng, đầy đủ và thống nhất.

Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê

Một Biên bản bàn giao mặt bằng thường gồm các phần cơ bản dưới đây. Các mục có thể thêm bớt tùy tình huống nhưng nên đảm bảo đủ những nội dung chính:

1. Thông tin hai bên

• Họ và tên (đối với cá nhân) hoặc tên công ty (đối với tổ chức).
• Ngày tháng năm sinh (đối với cá nhân) hoặc mã số thuế (đối với tổ chức).
• Địa chỉ thường trú (đối với cá nhân) hoặc địa chỉ trụ sở chính (đối với tổ chức).
• Số CMND/CCCD (đối với cá nhân) hoặc số giấy phép kinh doanh (đối với tổ chức).
• Điện thoại liên hệ.
• Người đại diện (nếu có) và chức vụ.

2. Thông tin mặt bằng cần bàn giao

• Địa chỉ mặt bằng
• Diện tích
• Thời gian bàn giao
• Vị trí tầng (nếu là tòa nhà nhiều tầng)
• Mục đích bàn giao
• Số lượng, tình trạng các thiết bị bàn giao

3. Hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao

Mục này quan trọng nhất trong biên bản bàn giao mặt bằng. Có thể mô tả hoặc liệt kê:

• Sàn, tường, trần
• Hệ thống điện, nước
• Nhà vệ sinh
• Cửa ra vào, cửa sổ
• Hệ thống chiếu sáng
• Bảng hiệu (nếu có)
• Nên ghi trung thực tình trạng: mới, cũ, trầy xước, hư hỏng, cần sửa…

4. Tài sản đi kèm mặt bằng

Gợi ý danh sách cần liệt kê vào biên bản bàn giao mặt bằng:

• Số lượng bóng đèn
• Máy lạnh
• Ổ cắm điện
• Công tắc
• Bàn ghế (nếu có)
• Tủ, kệ (nếu có)

5. Các cam kết của hai bên

• Cam kết sử dụng đúng mục đích
• Cam kết bảo quản tài sản
• Cam kết hoàn trả các hạng mục theo đúng thỏa thuận

Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng cần có gì?

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao mặt bằng mang tính tham khảo, dễ dùng và phù hợp nhiều trường hợp. Bạn có thể điều chỉnh lại theo nhu cầu:

Khi nào cần lập biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê?

Biên bản bàn giao mặt bằng phù hợp trong nhiều trường hợp khác nhau. Một số thời điểm thường dùng nhất gồm:

• Khi bắt đầu bàn giao mặt bằng cho bên thuê sử dụng.
• Khi bàn giao mặt bằng sau khi sửa chữa hoặc cải tạo.
• Khi hai bên thay đổi diện tích, bổ sung không gian mới.
• Khi chấm dứt hợp đồng và trả lại mặt bằng cho bên cho thuê.
• Khi phát sinh tranh chấp cần xác nhận lại hiện trạng.

Biên bản giúp việc bàn giao trở nên rõ ràng hơn, đảm bảo mỗi bên hiểu đúng về tình trạng mặt bằng.

Lập biên bản bàn giao mặt bằng với mục đích gì?

Một biên bản bàn giao mặt bằng thường được lập nhằm các mục đích sau:

• Xác nhận hiện trạng trước khi sử dụng: Giúp tránh tranh chấp về hư hỏng đã có từ trước.
• Làm căn cứ khi trả lại mặt bằng: Dễ đối chiếu, giảm tình trạng mất thời gian giải thích.
• Thể hiện trách nhiệm giữa hai bên: Cả bên thuê và bên cho thuê đều có trách nhiệm giữ gìn tài sản.
• Bảo vệ quyền lợi của hai bên: Văn bản ghi nhận rõ thông tin, giúp tránh sai sót trong quá trình sử dụng.
• Hỗ trợ quá trình sửa chữa hoặc cải tạo: Nếu bên thuê muốn thi công, biên bản giúp xác nhận hiện trạng trước khi thay đổi.

Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao mặt bằng

Để biên bản bàn giao mặt bằng đầy đủ và dễ hiểu, bạn nên chú ý một số điều sau:

• Ghi rõ ràng, không dùng từ mơ hồ: Ví dụ: Không nên chỉ ghi “tốt”, “bình thường”, mà nên mô tả cụ thể như: “Sàn gạch trầy nhẹ 3 vị trí gần cửa”, “Cửa kính còn tốt, đóng mở bình thường”
• Kèm hình ảnh minh họa khi cần: Hình ảnh giúp tránh mâu thuẫn khi đối chiếu sau này.
• Liệt kê tài sản đi kèm thật chi tiết: Tài sản nhỏ cũng nên ghi: bóng đèn, ổ cắm, remote máy lạnh…
• Mỗi bên nên đọc kỹ trước khi ký: Ký xong coi như đồng ý toàn bộ nội dung trong biên bản.
• Lưu giữ biên bản cùng hợp đồng thuê: Để dễ tìm, dễ so sánh khi cần đối chiếu.
• Có thể yêu cầu nhân chứng: Nếu giao mặt bằng giá trị lớn, có thể yêu cầu một người thứ ba cùng chứng kiến.

Kết luận

Biên bản bàn giao mặt bằng là tài liệu cực kỳ cần thiết khi thuê hoặc cho thuê, giúp hai bên minh bạch và hạn chế tranh chấp không đáng có. Dù không phải văn bản phức tạp, nhưng cần ghi đầy đủ thông tin, mô tả rõ ràng và có chữ ký từ cả hai phía.

Nếu bạn đang tìm kiếm mặt bằng cho thuê, văn phòng hoặc tòa nhà làm trụ sở tại TP.HCM, Kim Quang Group luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng với danh sách nguồn hàng phong phú, thông tin minh bạch và dịch vụ chuyên nghiệp.