Đặt địa chỉ ảo có khiến khách hàng ngờ vực không?

Danh từ “văn phòng ảo quận 1” khiến nhiều khách hàng nghi ngờ. Các doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như thế nào để khách hàng tin tưởng - văn phòng cho thuê quận 3

 

Sử dụng văn phòng ảo quận 1 các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sử dụng văn phòng nhưng lại mắc phải vấn đề về sự tin tưởng của khách hàng. Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể vừa được sử dụng văn phòng ảo vừa khiến khách hàng tin tưởng - cho thuê văn phòng quận 3

 

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này chúng tôi có phỏng vấn với Luật sư Hồ Anh Khoa và dưới đây là toàn bộ nội dung cuộc phỏng vấn: Lấy địa chỉ, nhận điện thoại, những hoạt động thực tế lại diễn ra ở nơi khác thì có đúng quy định về trụ sở của doanh nghiệp không?

 

Đầu tiên phải xác định tính chất “ảo” ở đây là như thế nào? Nếu văn phòng đó được doanh nghiệp đăng ký hoạt động hợp pháp thì không thể nói là ảo được. Vì về nguyên tắc, doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình tại duy nhất trụ sở chính. Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2014 về “Trụ sở chính của doanh nghiệp” đã khẳng định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam…”. văn phòng trọn gói

 

Trên thực tế, việc tại trụ sở chính chỉ thực hiện hoạt động tiếp nhận điện thoại khách hàng, sau đó chuyển cho các bộ phận khác ở những địa chỉ khác xử lý nhu cầu cũng vẫn có thể xác định là doanh nghiệp đó vẫn hoạt động tại trụ sở chính như đăng ký.

 

Trong trường hợp không có bất kỳ sự hiện diện nào của doanh nghiệp tại địa chỉ như đăng ký, hoặc có hoạt động nhưng không đăng ký thì mới nên bắt đầu xem xét tính chất ảo.

 

Hỏi: Ở góc độ doanh nghiệp khai thác cho thuê văn phòng quận 1, họ có phải đáp ứng điều kiện gì không, thưa ông?

 

Doanh nghiệp cho thuê văn phòng thuộc ngành nghề kinh doanh bất động sản, phải đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật về kinh doanh bất động sản. Trường hợp không đáp ứng, tùy từng trường hợp mà hành vi sai phạm bị xử lý theo từng mức độ chế tài.

Hỏi: Các doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo có phải chịu sự ràng buộc nào không? Nếu muốn đặt trụ sở tại văn phòng ảo này, thủ tục đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có khác gì?

 

Như đã nói trên, mặc dù doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại trụ sở chính, nhưng tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp có thể thành lập các đơn vị phụ thuộc để thực hiện một, một số chức năng kinh doanh của mình. Chẳng hạn như thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hay địa điểm kinh doanh. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục thành lập, đăng ký, thông báo hoạt động đối với các đơn phụ thuộc theo quy định của pháp luật.

 

Hỏi: Nhiều khách hàng đã mất lòng tin khi họ thấy doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ở tòa nhà sang trọng nhưng lại làm việc ở một chỗ khác. Ông nghĩ sao về điều này?

 

Theo tôi, sẽ là phiến diện và thiếu căn cứ nếu đánh giá trường hợp này khách hàng bị lừa. Còn về phía khách hàng, mỗi người sẽ có quan điểm khác nhau, nhưng tâm lý nghi ngờ, gợn gợn thì chắc khó tránh khỏi.

 

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng để thành lập doanh nghiệp quận 1  cũng chỉ để tiện lợi cho giao dịch. Ở đó, một phần vì chi phí thuê cao, nên doanh nghiệp chỉ duy trì một bộ phận nhân sự nhất định, thường làm công tác bán hàng, còn một số bộ phận hỗ trợ (back) sẽ đặt ở địa điểm khác. Đây là thực tế quản trị doanh nghiệp không hiếm gặp.

 

Đương nhiên, khách hàng hoàn toàn có thể nghi ngờ về bất kỳ biểu hiện nào của doanh nghiệp. Ở đây, tôi cho rằng, về phía khách hàng, việc nghi ngờ này là cần thiết trước khi đặt bút giao kết giao dịch.

Hỏi: Theo ông, doanh nghiệp cần làm những gì để tránh sự ngờ vực của khách hàng?

 

Việc công khai phương thức cung cấp dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp ngay từ lần đầu tiếp xúc khách hàng là điều rất quan trọng hàng đầu. Doanh nghiệp nên bố trí thực hiện được một, một số công đoạn ngay khi tiếp xúc khách hàng, tránh việc chỉ tiếp nhận nhu cầu rồi chuyển tiếp tới một bộ phận tại địa điểm khác. Như vậy, phần nào có thể hạn chế được sự phản ứng tiêu cực từ khách hàng. Bên cạnh đó, nên giới thiệu rõ về đặc thù, cách thức triển khai cung cấp dịch vụ, hàng hóa của mình.

 

(Văn phòng cho thuê Kim Quang Group– Nguồn Tổng Hợp)