Cách lập hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty chi tiết

Khi bắt đầu kinh doanh, việc lập hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty là bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người mới khởi nghiệp thường không biết lập một bản hợp đồng cho thuê văn phòng gồm những điều khoản nào, quy đinh ra sao, có những nội dung gì bên trong, hay làm sao để có thể tránh các rủi ro không cần thiết và đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên.

Vì sao cần có hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng?

Trước hết, hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản thỏa thuận pháp lý giữa bên cho thuê và bên thuê để sử dụng một không gia nhất định làm văn phòng làm việc trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Để bảo đảm toàn quyền lợi, hạn chế tối đa các tranh chấp cho cả bên cho thuê và bên thuê, tất cả các thỏa thuận đều nên được chuyển thành dưới dạng văn bản rõ ràng, tất cả các thỏa thuận bằng lời nói đều không có quyền hạn pháp lý.

Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp:

• Tránh tranh chấp về chi phí, thời gian thuê, hoặc các vấn đề phát sinh như sửa chữa, bảo trì. 
• Chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp đối với địa chỉ thuê, phục vụ việc đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc khai thuế. 
• Bảo vệ quyền lợi hai bên, đảm bảo chủ nhà không thể đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc thay đổi giá thuê vô lý.

Ví dụ thực tế: Nhiều công ty startup mới mở thường chỉ “thuê bằng miệng” hoặc ký hợp đồng sơ sài, không ghi rõ thời hạn, tiền cọc hay điều kiện chấm dứt. Hậu quả là khi văn phòng phát triển tốt, chủ nhà bất ngờ tăng giá hoặc yêu cầu dọn đi sớm, khiến doanh nghiệp mất thời gian di dời, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc có một hợp đồng thuê văn phòng đặc biệt là những văn phòng quận 1 cần rõ ràng và đầy đủ điều khoản là điều không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi và sự ổn định lâu dài.

Các bước lập hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty

Tất cả các hợp đồng thuê văn phòng cần được triển khai một cách rõ ràng, minh bạch, chặt chẽ ngay từ đầu vì đây là cơ sở pháp lý để bảo đảm quyền lợi cho cả 2 bên. Lưu ý 4 bước cơ bản sau đây để tránh sai sót trong quá trình soạn thảo hợp đồng:

• Xác định rõ thông tin chi tiết của cả 2 bên: Họ tên hoặc tên công ty, số CCCD, số điện thoại liên lạc, địa chỉ thường trú của bên thuê và bên cho thuê. Với doanh nghiệp cần ghi rõ mã số thuế, giấy phép kinh doanh hoặc thông tin người đại diện pháp lý. 

• Thông tin rõ ràng về văn phòng thuê: Địa chỉ chính xác (số nhà, số tầng/phòng cụ thể), diện tích sử dụng, tình trạng bàn giao gồm những gì (bạn ghế, máy lạnh, tử lạnh, hệ thống điện nước, cửa, thang máy,...) Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra tranh chấp khi bàn giao lại mặt bằng. 

• Giá thuê và thời gian thuê: Ghi rõ tiền đặt cọc, giá thuê theo diện tích, đơn vị tiền tệ thanh toán (VND/USD), kỳ hạn thanh toán (theo tháng, quý hoặc năm), hình thức thanh toán. Thời gian ký hợp đồng cho thuê là bao lâu, ngày bắt đầu thuê, ngày kết thúc hợp đồng, điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hay các điều kiện gia hạn hợp đồng.

• Quy định về việc sửa chữa, bảo trì và sử dụng văn phòng: Quyền được sửa chữa, cải tạo của bên thuê khi công ty muốn thay đổi thiết kế (sơn, sửa, đập thông phòng,...). Thời gian bảo trì định kì, bên nào chịu khi các thiết bị hư hỏng,... Các tiện ích sử dụng chung như bãi giữ xe, thang máy, giờ mở cửa của tòa nhà,...

Các lỗi thường gặp khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp nhỏ (đặc biệt là những công ty mới mở) thường bỏ qua những chi tiết nhỏ nhưng có thể sẽ mang đến nhiều rắc rối về sau. Đọc kỹ các lỗi thường gặp sau đây để tránh rắc rối trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng: 

• Không kiểm tra kỹ diện tích thực tế: Có một số trường hợp trong hợp không ghi rõ là “diện tích” hay “diện tích sử dụng”, vì có nhiều tòa nhà sẽ bao gồm khu vực chung, không thể sử dụng để làm việc.
• Không ghi rõ VAT trong giá thuê: Nhiều bên thuê sơ sót phần VAT khi trao đổi, dẫn đến chi phí phát sinh thêm 10% so với dự tính.
• Không quy định rõ trách nhiệm sửa chữa: Khi văn phòng hư máy lạnh, đèn, nước... nếu không ghi cụ thể ai chịu trách nhiệm, hai bên dễ tranh cãi. Thông thường, chủ nhà chịu lỗi do thiết bị cũ, còn bên thuê chịu nếu do sử dụng sai.

Kết luận

Việc lập và ký hợp đồng thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng lại là bước rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh rắc rối về sau. Một hợp đồng rõ ràng giúp hai bên hiểu đúng trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mình, đồng thời là căn cứ pháp lý vững chắc khi cần giải quyết tranh chấp. Nếu bạn đang có kế hoạch thuê văn phòng làm trụ sở công ty, hãy liên hệ Kim Quang Group để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng.