Hồ sơ và thủ tục ký hợp đồng cho thuê tòa nhà

Hiện nay việc thuê tòa nhà để làm văn phòng, trụ sở công ty hay các trung tâm dịch vụ đang là lựa chọn phổ biến của nhiều chủ đầu tư tại TP.HCM. Tuy nhiên trước khi ký hợp đồng, cả bên thuê và bên cho thuê cần nắm rõ các quy định về hồ sơ và thủ tục để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của đôi bên. Một hợp đồng cho thuê được chuẩn bị đầy đủ và minh bạch không chỉ giúp quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp sua này.

Trong bài viết này, Kim Quang Group sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình ký kết cũng như những lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng cho thuê tòa nhà, để đảm bảo quá trình giao dịch được diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và minh bạch.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm hợp đồng cho thuê tòa nhà

Trước khi ký hợp đồng cho thuê, cả bên cho thuê và bên thuê cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý để chứng minh thân phận, đảm bảo tính an toàn. Cụ thể:

• Bên cho thuê cần cung cấp: Giấy chứng nhận quyền sở hữu tòa nhà (sổ hồng/sổ đỏ), giấy phép kinh doanh (nếu là pháp nhân), giấy ủy quyền hợp pháp (nếu người ký không phải chủ sở hữu).
• Bên thuê cần chuẩn bị: Giấy đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp), giấy tờ tùy thân của người đại diện và giấy ủy quyền (nếu có).
• Các tài liệu khác: Bản vẽ mặt bằng cho thuê, biên bản bàn giao tài sản, danh mục nội thất, thỏa thuận đặt cọc và các phụ lục liên quan đến hợp đồng cho thuê.

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh tranh chấp sau này, đặc biệt khi tòa nhà có giá trị lớn hoặc nhiều bên tham gia thuê.

Trình tự và thủ tục ký kết hợp đồng cho thuê tòa nhà

Quy trình thực hiện hợp đồng cho thuê thường trải qua các bước cơ bản sau:

Thương lượng điều khoản: Hai bên trao đổi về giá thuê, thời hạn thuê, phí dịch vụ, điều kiện thanh toán và trách nhiệm bảo trì tòa nhà.

• Soạn thảo hợp đồng: Tất cả nội dung thỏa thuận cần được thể hiện rõ trong hợp đồng cho thuê, bao gồm cả phụ lục kèm theo (nếu có).
• Ký kết và công chứng: Sau khi thống nhất, hai bên ký và có thể công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Bàn giao mặt bằng và thanh toán: Lập biên bản bàn giao, thanh toán tiền cọc và các khoản phí ban đầu theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng cho thuê.

Một hợp đồng cho thuê được lập bài bản, rõ ràng là cơ sở bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong suốt thời gian hợp tác.

Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê tòa nhà

Trong thực tế, có nhiều trường hợp một trong hai bên muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê tòa nhà vì nhiều lý do như: vi phạm nghĩa vụ, thay đổi định hướng kinh doanh, tranh chấp sau khi thuê, hoặc nhiều lý do khách quan khác…

Theo quy định pháp luật, việc chấm dứt hợp đồng phải thông báo bằng văn bản trước một thời gian nhất định (thường là khoảng 30 - 60 ngày) tùy theo điều khoản trong hợp đồng cho thuê tòa nhà. Nếu bên nào tự ý chấm dứt mà không đúng quy định, sẽ phải bồi thường thiệt hại và mất quyền yêu cầu hoàn lại tiền đặt cọc.

Để tránh rủi ro xảy ra, nên có điều khoản rõ ràng về việc chấm dứt hợp đồng, quyền lợi khi thanh lý và các nghĩa vụ còn lại hai bên.

Những lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng cho thuê tòa nhà

Khi ký hợp đồng cho thuê, cần chú ý các điều sau để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên:

• Kiểm tra tính pháp lý của tòa nhà: Đảm bảo công trình được phép cho thuê, không đang thế chấp hoặc tranh chấp.
• Ghi rõ trách nhiệm bảo trì, sửa chữa: Xác định rõ phần nào do bên thuê, phần nào do bên cho thuê chịu trách nhiệm.
• Thỏa thuận về thời hạn và giá thuê: Ghi rõ thời gian thuê, phương thức thanh toán, điều chỉnh giá (nếu có).
• Phụ lục hợp đồng: Gồm bản vẽ mặt bằng, danh sách tài sản, điều khoản sử dụng chung.

Việc lập hợp đồng cho thuê rõ ràng, chi tiết giúp tránh hiểu lầm, bảo vệ quyền lợi của cả chủ sở hữu lẫn doanh nghiệp thuê văn phòng hoặc mặt bằng.

Kết luận

Một hợp đồng cho thuê tòa nhà hợp pháp và chặt chẽ là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hợp tác bền vững giữa các bên. Do đó, trước khi ký kết, nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ về pháp lý và thủ tục.

Nếu cần được tư vấn hoặc tham khảo giá thuê của các tòa nhà tại khu vực TP.HCM, hãy liên hệ với Kim Quang Group để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.