Mẹo thương lượng giá thuê văn phòng hiệu quả

Thuê văn phòng luôn là bước quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, từ startup đến công ty lớn đang mở rộng quy mô. Tuy nhiên, chi phí thuê tại các tòa nhà hiện nay khá cao, vì vậy việc thương lượng giá thuê văn phòng là kỹ năng cực kỳ cần thiết để tối ưu ngân sách. Nếu bạn biết cách trao đổi, chuẩn bị thông tin và nắm bắt thời điểm, mức giá thuê có thể giảm đáng kể hoặc nhận thêm nhiều ưu đãi kèm theo.

Bài viết dưới đây chia sẻ những mẹo đơn giản mà hiệu quả, giúp bạn thương lượng giá thuê văn phòng thông minh và tránh các rủi ro thường gặp.

Mẹo thương lượng giá thuê văn phòng

Chuẩn bị thông tin trước khi thương lượng

Việc chuẩn bị trước giúp bạn tự tin và có lợi thế hơn khi thương lượng giá thuê văn phòng. Dưới đây là một số yếu tố cần thu thập:

• Mặt bằng giá tại khu vực
• Giá thuê trung bình của các tòa nhà cùng phân khúc
• Các yếu tố đi kèm: phí quản lý, VAT, nước, điện lạnh, giờ làm việc
• Tỷ lệ lấp đầy của tòa nhà
• Tình hình thị trường (cao điểm hay thấp điểm)

Khi bạn có thông tin tổng quan, việc thương lượng giá thuê văn phòng sẽ dễ dàng và hợp lý hơn, tránh bị ép mức giá cao.

Xác định rõ nhu cầu trước khi trao đổi

Doanh nghiệp, người thuê văn phòng nên liệt kê rõ ràng nhu cầu của mình, ví dụ:

• Diện tích tối thiểu - tối đa
• Ngân sách 
• Vị trí ưu tiên
• Yêu cầu về tiện ích
• Thời gian thuê dự kiến

Việc này giúp bạn thương lượng giá thuê văn phòng đúng nhu cầu thay vì bị kéo theo những ưu đãi không cần thiết.

Chọn thời điểm phù hợp để thương lượng

Thời điểm tốt giúp bạn có cơ hội nhận mức giá thấp hơn rất nhiều. Một số “thời điểm vàng”:

• Tòa nhà đang còn nhiều diện tích trống
• Cuối quý hoặc cuối năm khi tòa nhà muốn đạt doanh số
• Thời điểm thị trường giảm nhu cầu thuê

Nếu bạn thương lượng lúc nhu cầu tăng, chủ tòa nhà sẽ rất cứng rắn. Nhưng khi thị trường ổn định hoặc đang chững lại, việc thương lượng giá thuê văn phòng sẽ dễ thở hơn.

So sánh nhiều tòa nhà trước khi ra quyết định

Thay vì chọn ngay tòa nhà đầu tiên mà bạn xem, hãy dành thêm thời gian để khảo sát thêm:

• So sánh giá cùng phân khúc (hạng A, B, C): Vì mỗi hạng sẽ có mức giá và tiêu chuẩn riêng. Ví dụ, văn phòng hạng A thường có vị trí đắc địa, dịch vụ cao cấp, trong khi hạng B phù hợp với doanh nghiệp cần sự cân bằng giữa chi phí và tiện ích, còn hạng C lại ưu tiên ngân sách tiết kiệm. 
• Cùng khu vực: Đối chiếu các tòa nhà trong cùng khu vực sẽ làm rõ lợi thế vị trí, khả năng kết nối giao thông và mặt bằng giá chuẩn của từng tuyến đường.
• Chênh lệch giá thuê: Xem sự chênh lệch giữa giá thuê và tiện ích nhận được để đánh giá mức độ “đáng tiền”, tránh trả chi phí cao nhưng tiện ích không tương xứng.
• Mức độ linh hoạt của hợp đồng: Mức độ linh hoạt về thời hạn, điều khoản tăng giá và hỗ trợ trong hợp đồng giúp doanh nghiệp dễ tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro khi thuê.

Khi có nhiều lựa chọn, bạn cảm thấy thoải mái hơn để thương lượng giá thuê văn phòng với bên cho thuê, vì bạn có thể so sánh và đưa ra thêm các đề nghị hợp lý, có lợi cho mình.

Kiểm tra hợp đồng thật kỹ

Trong hợp đồng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thực tế:

• Phí phát sinh: Đây là các chi phí ngoài giá thuê cơ bản, bao gồm phí dịch vụ, bảo trì, điện nước hoặc các khoản chi cho tiện ích bổ sung mà bạn cần dự trù để tránh bất ngờ.
• Điều khoản tăng giá hằng năm: Hợp đồng thường quy định mức tăng giá thuê theo tỷ lệ cố định, vì vậy bạn nên nắm rõ để dự tính chi phí dài hạn.
• Quy định làm ngoài giờ: Một số tòa nhà tính phí hoặc yêu cầu thông báo trước khi sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính, việc hiểu rõ giúp bạn tối ưu lịch làm việc và chi phí.
• Tiền cọc và phương thức thanh toán: Số tiền cọc thường là 1 - 3 tháng tiền thuê và số tiền thanh toán có thể theo tháng, quý hoặc năm.

Việc đọc kỹ hợp đồng giúp bạn hiểu rõ hơn khi thương lượng giá thuê văn phòng, đồng thời tránh các rủi ro sau khi ký.

Nhờ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa có nhiều trải nghiệm trong việc tìm văn phòng, việc tự thương lượng đôi khi khá khó. Lúc này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp như:

• Các môi giới văn phòng uy tín
• Công ty tư vấn bất động sản chuyên về cho thuê như Connect Land, Maison Office và Kim Quang Group.
• Chuyên viên thị trường có kinh nghiệm thực chiến

Những bên này nắm rất rõ mặt bằng giá và cách làm việc của chủ tòa nhà, nên có thể giúp bạn nâng cao tỷ lệ thương lượng giá thuê văn phòng thành công và chọn được nơi phù hợp với ngân sách.

Những chi phí cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng

Trước khi thương lượng giá thuê văn phòng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các khoản chi phí ẩn để tránh bị đội chi phí vận hành sau khi vào ở. Một số khoản thường gặp gồm:

• Phí dịch vụ tòa nhà: Vệ sinh, an ninh, bảo trì… Cần hỏi rõ mức phí, đã gồm VAT chưa và có tăng hằng năm không.
• Phí điều hòa ngoài giờ: Tính theo giờ hoặc công suất, ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp làm việc muộn.
• Phí gửi xe: Hiện nay có nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng sẽ giới hạn số lượng xe, phí xe máy - ô tô, phụ thu giờ cao điểm.
• Đặt cọc & thanh toán: Thường là cọc 3 tháng + thanh toán 3 tháng, cần chuẩn bị ngân sách ban đầu.
• Chi phí thi công: Hỏi về thời gian thi công miễn phí, quy định hoàn trả mặt bằng, hỗ trợ fit-out.
• Chi phí điện - nước: Giá theo công tơ hay bảng giá tòa nhà, có cao hơn EVN không.
• Phí phát sinh khác: Phí treo bảng hiệu, phí phòng họp, thay đổi layout…

Việc nắm rõ các khoản chi phí này sẽ giúp bạn thương lượng giá thuê hiệu quả và dự trù ngân sách chính xác hơn.

Kết luận

Thương lượng giá thuê văn phòng không chỉ xoay quanh mức giá mà bao gồm rất nhiều yếu tố có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Khi bạn chuẩn bị kỹ, hiểu thị trường và biết cách trao đổi linh hoạt, việc đạt được hợp đồng tốt là điều hoàn toàn có thể.