Phí ngoài giờ là gì? Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng phổ biến nhất

Một trong những loại chi phí đang được quan tâm nhiều khi thuê văn phòng là phí làm việc ngoài giờ, đặc biệt quan trọng đối với các mô hình doanh nghiệp đặc thù, thường xuyên phải tăng ca hoặc có múi giờ hoạt động khác với thông thường tại Việt Nam. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về chi phí làm việc ngoài giờ và cách tính phi ngoài giờ phổ biến ở các tòa nhà văn phòng cho thuê hiện nay - văn phòng cho thuê quận 3

Phí ngoài giờ là gì?

Phí ngoài giờ khoản chi phí mà doanh ngiệp cần phải trả khi muốn sử dụng văn phòng làm việc ngoài giờ quy định của tòa nhà hoặc vào ngày cuối tuần. Đây là chi phí bổ sung thêm vào giá thuê văn phòng chính thức - cho thuê văn phòng quận 3

Phí ngoài giờ được tính theo giờ hoặc theo khung giờ. Giá thuê có thể khác nhau tùy thuộc vào từng mô hình doanh nghiệp và toà nhà văn phòng.

Phí ngoài giờ tại các toà nhà văn phòng hạng A, B, C cũng có sự khác biệt. Toà nhà hạng A thường có giá cao hơn so với toà nhà hạng B, C. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá thuê cũng phụ thuộc vào vị trí, tiện ích và chất lượng của toà nhà văn phòng.

Phí ngoài giờ là chi phí phụ được tính khi doanh nghiệp thuê văn phòng sau thời gian làm việc quy định tại toà nhà. Giờ làm việc cố định thường sẽ dựa trên luật lao động và quy định của từng tòa nhà. Thường các tòa nhà văn phòng cho thuê có giờ làm việc theo hành chính từ 8h00 đến 18h00 trong các ngày từ thứ 2 đến thứ 6, và từ 8h00 đến 12h00 vào thứ 7. Tuy nhiên, thời gian làm việc có thể thay đổi tùy theo quy định của từng tòa nhà và điều này sẽ được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ quy định trong hợp đồng thì sẽ phải trả thêm phí cho tòa nhà.

Cách tính phí làm thêm giờ khi thuê văn phòng

Phí làm thêm giờ ở các toà nhà hạng A, B, C bao gồm tiền điện ngoài giờ, tiền vệ sinh, gửi xe và tiền lương cho nhân viên tòa nhà (trong khung thời gian ngoài giờ). Chi phí này có thể được tính theo văn phòng, diện tích thuê hoặc thiết bị sử dụng. Có 3 các tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng như sau:

Tính theo văn phòng: Phí đã được định sẵn trong hợp đồng, ví dụ như 150.000 VND/văn phòng/giờ.
Tính theo diện tích thuê: Phí ngoài giờ sẽ phụ thuộc vào số m2/giờ, chi phí sẽ được tính bằng công thức: Phí/m2/giờ x tổng diện tích thuê x số giờ làm thêm.
Tính theo thiết bị sử dụng: Một vài toà nhà văn phòng tính phí dựa trên thiết bị sử dụng tại văn phòng, ví dụ như FCU - Fan Coil Unit. Phí sẽ được tính dựa trên số tiền/họng điều hòa/giờ sử dụng. Ví dụ: 10 Usd/FCU/giờ

Lưu ý rằng mức phí không được cố định và có thể thương lượng, tùy thuộc vào diện tích thuê và toà nhà.

Hiện nay, một số tòa nhà cho phép các doanh nghiệp làm việc ngoài giờ miễn phí tùy thuộc vào quy định của toà nhà hoặc thỏa thuận giữa các bên. Nhờ đó, nhiều doanh nghiệp có thể linh động trong giờ làm việc và không phải trả thêm chi phí. Điều đáng chú ý, ở một số tòa nhà cụ thể, nếu nhân viên làm việc ngoài giờ mà không sử dụng máy lạnh, họ sẽ không bị tính thêm phí.

Phí ngoài giờ ở các tòa nhà hạng A, B, C

1. Đối với tòa nhà hạng A, B:

Gần như tất cả các văn phòng hạng A, B đều tính phí ngoài giờ. Để đáp ứng tiêu chuẩn cao cấp, các tòa nhà này đều trang bị hệ thống điều hoà, thông gió + chiếu sáng trung tâm cho cả sàn hoặc cả tầng văn phòng, thay vì lắp đặt riêng từng khu vực. Do đó, khi doanh nghiệp làm việc thêm giờ, toàn bộ hệ thống điện năng cả sàn vẫn được bật để duy trì cho khu vực văn phòng riêng biệt. Vì vậy, việc thu phí ngoài giờ là cần thiết khi thuê văn phòng.

2. Đối với tòa nhà hạng C:

Các văn phòng hạng C thường tính hoặc không tính phí ngoài giờ. Đối với các tòa nhà nhỏ, chủ đầu tư có xu hướng lắp đặt điều hoà treo tường và có riêng đồng hồ điện tại mỗi văn phòng. Khi doanh nghiệp làm việc thêm giờ, hệ thống điều hoà và điện năng được tính riêng cho từng đồng hồ điện. Do đó, khách thuê chỉ phải trả tiền điện sử dụng thêm.

Phí ngoài giờ còn phụ thuộc vào việc thương lượng và đàm phán điều khoản hợp đồng thuê văn phòng. Nếu cắt giảm các khoản chi phí này, doanh ngiệp có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách đáng kể cho công ty.

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phí cho thuê văn phòng ngoài giờ:

Tại sao phải trả phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Phí ngoài giờ được áp dụng để bù đắp cho việc sử dụng tiện ích và dịch vụ bổ sung, hoạt động ngoài giờ, quản lý và phục vụ, cũng như chi phí hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ văn phòng.

Phí ngoài giờ được tính như thế nào?

Cách tính phí ngoài giờ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Thông thường, phí ngoài giờ có thể được tính dựa trên cơ sở giá theo giờ, giá theo khung giờ cụ thể hoặc giá phụ thu.

Phí ngoài giờ có thể khác nhau tùy thuộc vào vùng địa lý không?

Đúng, phí ngoài giờ có thể khác nhau tùy thuộc vào vùng địa lý và thị trường bất động sản. Giá cả thuê văn phòng và phí ngoài giờ thường được ảnh hưởng bởi nhu cầu và mức độ cạnh tranh trong khu vực cụ thể.

Liệu có thể đàm phán giảm phí ngoài giờ không?

Đôi khi, bạn có thể đàm phán giảm phí ngoài giờ với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, đặc biệt là khi bạn thuê văn phòng trong thời gian dài hoặc có nhu cầu sử dụng lớn. Tuy nhiên, khả năng đàm phán giảm phí phụ thuộc vào chính sách của chủ tòa nhà văn phòng cho thuê và tình hình thị trường.

Có cách nào tránh trả phí ngoài giờ không?

Để tránh trả phí ngoài giờ, bạn có thể đảm bảo tuân thủ thời gian làm việc thông thường của văn phòng hoặc xem xét thuê văn phòng có thời gian làm việc linh hoạt phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cho thuê văn phòng Kim Quang Group - Nguồn Tổng Hợp