Lời khuyên cho startup khi thuê mặt bằng kinh doanh

Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp, việc thuê mặt bằng luôn là một trong những thử thách lớn nhất đối với các startup. Chi phí cao, kinh nghiệm hạn chế và nhiều rủi ro pháp lý khiến việc lựa chọn sai địa điểm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền. Vì vậy, những lời khuyên cho startup trong giai đoạn này trở nên vô cùng quan trọng để xây dựng chiến lược đúng ngay từ đầu, tối ưu nguồn lực và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và mang tính thực tiễn giúp các doanh nghiệp mới có định hướng rõ ràng hơn khi thuê mặt bằng kinh doanh.

1. Xác định nhu cầu thuê mặt bằng

Đây là bước quan trọng nhất vì nó quyết định bạn cần loại mặt bằng nào, chi phí bao nhiêu và có phù hợp với mô hình hay không. Một số lời khuyên cho startup ở giai đoạn định hướng gồm:

Xác định mô hình kinh doanh

Xác định mô hình rõ ràng giúp bạn tránh việc thuê mặt bằng quá lớn, quá sang trọng hoặc không phù hợp, dẫn đến lãng phí ngân sách.

• F&B cần mặt bằng có lượng người qua lại tốt.
• Văn phòng khởi nghiệp cần không gian yên tĩnh, chi phí thấp.
• Shop bán lẻ cần mặt bằng bắt mắt, dễ tiếp cận.

Dự trù ngân sách

Vài lời khuyên cho startup khi tính chi phí để thuê mặt bằng là: 

• Chi phí thuê mặt bằng không nên vượt quá 20 - 30% tổng chi phí vận hành.
• Ngoài tiền thuê, cần cộng thêm: Phí dịch vụ, tiền cọc, tiền sửa chữa, trang trí, điện, nước, bảo trì…

Chọn diện tích phù hợp

Nhiều startup thuê mặt bằng quá rộng so với nhu cầu thật. Điều này gây áp lực tài chính lớn. Hãy bắt đầu nhỏ, tăng quy mô sau.

2. Cách chọn vị trí mặt bằng kinh doanh

Vị trí gần như quyết định 60 - 70% hiệu quả kinh doanh. Do đó, sau đây là một số lời khuyên cho startup giúp bạn dễ chọn được đúng vị trí mặt bằng ưng ý:

• Khu dân cư đông > phù hợp F&B, bán lẻ.
• Khu văn phòng > phù hợp dịch vụ, quán cà phê sáng, đồ ăn nhanh.
• Khu trường học > phù hợp đồ uống, đồ ăn vặt, photo, văn phòng phẩm.

Lời khuyên cho startup khi chọn vị trí để thuê mặt bằng kinh doanh là hãy: 

• Khảo sát lượng người lưu thông vào nhiều thời điểm khác nhau: Buổi sáng, trưa, tối, cuối tuần.
• Tình trạng giao thông và chỗ đậu xe: Nhiều mặt bằng đẹp nhưng xe không thể dừng lại cũng khiến khách ngại ghé.

3. Khi đánh giá mặt bằng thực tế

Ngoài vị trí, chất lượng mặt bằng cũng rất quan trọng, hãy kiểm tra kỹ các điểm sau:

Kiểm tra kết cấu: Điện, nước, nền,tường

• Hệ thống điện đủ tải cho các thiết bị không?
• Nước có yếu không?
• Mặt bằng có thấm, mốc, xuống cấp không?

Diện tích sử dụng thực: Số liệu chủ nhà đưa ra thường đã tính cả phần không hữu ích (ban công, toilet, hành lang…). Hãy đo lại.

Thời gian mở cửa và quy định chung (đối với tòa nhà hoặc shophouse):

• Giờ hoạt động
• Quy định treo bảng hiệu
• Quy định phòng cháy chữa cháy

4. Lời khuyên cho startup về đàm phán hợp đồng thuê

Đây là phần nhiều startup non kinh nghiệm dễ mắc lỗi. Những lời khuyên cho startup quan trọng nhất gồm:

• Đọc kỹ toàn bộ hợp đồng: Thời hạn thuê, thời gian tăng giá, các khoản phí phát sinh, điều kiện chấm dứt hợp đồng, mức đền bù khi trả mặt bằng sớm
• Thương lượng mức cọc: Thông thường chủ nhà yêu cầu 2 - 3 tháng cọc. Startup nên cố gắng thương lượng giảm cọc hoặc chia nhỏ các đợt thanh toán.
• Thương lượng thời gian sửa chữa miễn phí: Lời khuyên cho startup là cố gắng yêu cầu 10 - 30 ngày miễn phí để setup trước khi tính tiền thuê.
• Giữ bằng chứng trao đổi: Mọi thỏa thuận miệng phải được ghi vào hợp đồng.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê mới nhất

5. Cách tối ưu chi phí và vận hành sau khi thuê mặt bằng

Thuê được mặt bằng chưa đủ, vận hành hiệu quả mới là chìa khóa giúp startup tồn tại. Một số lời khuyên cho startup quan trọng:

• Thiết kế tối giản, tập trung vào trải nghiệm: Không cần trang trí quá cầu kỳ. Hãy tối ưu không gian, ánh sáng tốt, quy trình phục vụ chuyên nghiệp.
• Theo dõi doanh thu, chi phí hằng tháng: Lập bảng kế hoạch thu chi rõ ràng để theo dõi và thay đổi kịp thời.
• Áp dụng digital marketing để kéo khách: Tối ưu Google Business Profile, chạy ads nhẹ, tạo social proof thông qua đánh giá khách hàng
• Khảo sát khách định kỳ: Hỏi khách lý do chọn hoặc không quay lại sẽ giúp bạn tối ưu sản phẩm, dịch vụ phù hợp vị trí mặt bằng.

6. Những sai lầm thường gặp & lời khuyên cho startup để tránh

Điểm qua các sai lầm phổ biến và cách tránh để tiết kiệm thời gian, chi phí:

• Chọn mặt bằng theo cảm tính: Hãy khảo sát kỹ, so sánh tối thiểu 5 - 10 lựa chọn.
• Thuê quá lớn trong khi mô hình chưa ổn định: Ưu tiên mặt bằng nhỏ, chi phí thấp. Mở rộng sau.
• Không kiểm tra pháp lý: Kiểm tra xem mặt bằng có đang tranh chấp, xây dựng sai phép hay không.
• Không tính chi phí sửa chữa: Luôn dự trù thêm 20 - 30% chi phí để phòng rủi ro.
• Không đọc hợp đồng kỹ: Một lỗi cực phổ biến. Làm startup, tiền mặt là sự sống còn, hãy đọc kỹ hợp đồng để giảm tối đa rủi ro.

Kết luận

Thuê mặt bằng kinh doanh là bước cần tính toán kỹ lưỡng, đặc biệt với startup có nguồn lực hạn chế. Những lời khuyên cho startup trên sẽ giúp bạn chọn đúng địa điểm, tối ưu chi phí và tránh các rủi ro không đáng có.

Nếu bạn cần tư vấn về mặt bằng kinh doanh, văn phòng hoặc tòa nhà cho thuê tại TP.HCM, Kim Quang Group luôn sẵn sàng hỗ trợ miễn phí với kinh nghiệm lâu năm và nhiều lựa chọn phù hợp nhiều loại hình kinh doanh khác nhau.