Điểm khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Khi doanh nghiệp tìm thuê văn phòng cho thuê để mở rộng hoạt động, nhiều doanh nghiệp thắc mắc rằng nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh. Hai loại hình này đều phổ biến, đều nằm trong hệ thống đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng chức năng, quyền hạn, trách nhiệm pháp lý và mục đích sử dụng lại khác nhau hoàn toàn. 

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ, có thể tự tin lựa chọn hình thức phù hợp trước khi tiến hành thủ tục thành lập.

Văn phòng đại diện và chi nhánh là gì?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được lập ra với nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền, thực hiện chức năng liên lạc, quảng bá thương hiệu, nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng và giám sát hoạt động của doanh nghiệp tại địa phương.

Quan trọng nhất: Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh và không được phát sinh doanh thu.

Đây là lựa chọn phù hợp trong trường hợp doanh nghiệp chỉ muốn xuất hiện tại một khu vực để xây dựng hình ảnh, không cần tham gia giao dịch hoặc ký hợp đồng.

Chi nhánh công ty là gì?

Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc có quyền kinh doanh, thực hiện chức năng thương mại, ký hợp đồng, xuất hóa đơn và tạo ra doanh thu.

Chi nhánh có thể hoạt động theo mô hình chi nhánh hạch toán độc lập hoặc chi nhánh hạch toán phụ thuộc.

Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh trực tiếp tại địa phương khác, việc lập chi nhánh là tối ưu nhất.

Xem thêm: Chánh văn phòng là gì? Công việc, quyền hạn và trách nhiệm

Điểm giống nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh

Mặc dù khác nhau về chức năng và quyền hạn, văn phòng đại diện và chi nhánh vẫn có những điểm chung sau:

• Đều là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp: Không có tư cách pháp nhân riêng, không tồn tại độc lập và chịu sự quản lý trực tiếp từ công ty mẹ.
• Cùng chịu trách nhiệm pháp lý chung: Mọi nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đều quy về doanh nghiệp.
• Đều cần đăng ký với cơ quan nhà nước: Thành lập phải thực hiện thủ tục với Sở Kế hoạch và Đầu tư, được cấp Giấy chứng nhận hoạt động, có con dấu riêng, mã số đơn vị phụ thuộc.

Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

1. Mục đích thành lập

Văn phòng đại diện: 

• Dùng để mở rộng sự hiện diện thương hiệu.
• Tập trung vào nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng, quản lý hoạt động.
• Không trực tiếp tham gia kinh doanh.

Chi nhánh:

• Dùng để mở rộng kinh doanh, bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Có thể ký hợp đồng, tạo doanh thu.
• Có quyền tham gia thị trường như một đơn vị kinh doanh thực thụ (dưới sự quản lý của công ty mẹ).

2. Phạm vi hoạt động

Văn phòng đại diện:

• Chỉ thực hiện các hoạt động phi lợi nhuận.
• Không lập hóa đơn, không bán hàng, không cung cấp dịch vụ.
• Các hoạt động, việc làm chủ yếu mang tính hỗ trợ.

Chi nhánh:

• Được phép kinh doanh đúng ngành nghề của công ty mẹ.
• Được ký hợp đồng, xuất hóa đơn, tuyển nhân sự bán hàng.
• Có chức năng thương mại đầy đủ.

3. Nghĩa vụ thuế

Văn phòng đại diện:

• Không phát sinh doanh thu > không nộp thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Chủ yếu đóng thuế môn bài.
• Báo cáo thuế đơn giản.

Chi nhánh:

• Có doanh thu > phải nộp VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Báo cáo thuế đầy đủ và phức tạp hơn.

4. Quyền ký kết và giao dịch

Văn phòng đại diện:

• Không được ký hợp đồng kinh doanh.
• Chỉ được ký các hợp đồng liên quan đến vận hành nội bộ (thuê văn phòng, mua sắm nhỏ...).
• Hoạt động theo ủy quyền từ công ty mẹ.

Chi nhánh:

• Được ký kết hợp đồng mua bán, phân phối, cung cấp dịch vụ.
• Có thể xuất hóa đơn độc lập.
• Chi nhánh hạch toán độc lập có thể quản lý tài chính riêng.

5. Nhân sự và bộ máy quản lý

Văn phòng đại diện:

• Nhân sự ít.
• Chủ yếu là nhân viên hành chính, chăm sóc khách hàng, marketing.
• Có người đứng đầu văn phòng đại diện.

Chi nhánh:

• Bộ máy lớn hơn.
• Có thể có cả phòng kinh doanh, kế toán, chăm sóc khách hàng, vận hành.
• Cơ cấu tổ chức gần giống một công ty thu nhỏ.

Nên chọn văn phòng đại diện hay chi nhánh?

Khi nào nên chọn văn phòng đại diện?

Bạn nên thành lập văn phòng đại diện nếu:

• Muốn có mặt tại địa phương nhưng chưa muốn mở kinh doanh ngay.
• Chỉ cần đội ngũ chăm sóc khách hàng, marketing, liên lạc.
• Muốn thăm dò thị trường trước khi bắt đầu đầu tư lớn.
• Muốn tiết kiệm chi phí.

> Phù hợp với các doanh nghiệp dịch vụ, công ty công nghệ, doanh nghiệp muốn mở rộng thương hiệu.

Khi nào nên chọn chi nhánh công ty?

Bạn nên thành lập chi nhánh nếu:

• Mục tiêu là kinh doanh và tạo doanh thu tại địa phương.
• Cần bộ phận bán hàng hoặc đội ngũ vận hành độc lập.
• Muốn mở rộng thị trường nhanh.
• Có nhu cầu ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng tại tỉnh/thành khác.

> Phù hợp cho doanh nghiệp bán lẻ, thương mại, logistics, giáo dục, dịch vụ có thu phí.

Kết luận

Hiểu rõ sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp với chiến lược mở rộng, tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả. Dù bạn chọn mở văn phòng đại diện hay chi nhánh, việc xác định đúng mục tiêu và chuẩn bị đầy đủ thủ tục là yếu tố quyết định thành công. 

Những thông tin Kim Quang Group tổng hợp được trên chỉ mang tính chất tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành và thực tế kinh doanh trước khi triển khai.