Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Trong quá trình lựa chọn tòa nhà cho thuê làm văn phòng, nhiều người thường băn khoăn về mức chi phí vận hành mà doanh nghiệp cần thanh toán hằng tháng. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và trải nghiệm làm việc tại tòa nhà. Vì vậy, việc tìm hiểu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng gồm những gì là bước cần thiết để đưa ra quyết định phù hợp.

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là khoản phí mà khách thuê phải trả nhằm duy trì hoạt động ổn định của tòa nhà. Phí này bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến quản lý, bảo trì, dịch vụ công cộng, vệ sinh, an ninh cũng như những phần chi chung mà tất cả khách thuê cùng sử dụng.

Nói cách khác, chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là phần không thể tách rời khi doanh nghiệp thuê văn phòng và thường được thu dưới dạng phí dịch vụ, phí quản lý hoặc phí vận hành.

Tại sao cần có chi phí vận hành tòa nhà văn phòng?

Không một tòa nhà văn phòng nào có thể duy trì hoạt động nếu không có ngân sách vận hành. Mức phí này đảm bảo:

• Hệ thống kỹ thuật hoạt động ổn định (điện, nước, điều hòa, thang máy).
• Môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.
• Các dịch vụ chung được duy trì đầy đủ (lễ tân, an ninh, vệ sinh).
• Tòa nhà luôn ở trong tình trạng tốt, không xuống cấp.

Nếu thiếu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận những rủi ro như: Hỏng hóc thường xuyên, dịch vụ kém, ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ và hình ảnh chuyên nghiệp.

Các khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm những gì?

Dưới đây là các nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng.

1. Chi phí quản lý và vận hành

Chi phí quản lý là phần không thể thiếu trong tổng chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, quyết định mức độ chuyên nghiệp của cả tòa nhà. Đây là nhóm chi phí cố định và quan trọng nhất. Bao gồm:

• Chi phí nhân sự quản lý: Gồm ban quản lý tòa nhà, lễ tân, kỹ thuật trực tòa, giám sát an ninh, người điều phối dịch vụ. Nhân sự đóng vai trò vận hành và xử lý mọi vấn đề liên quan đến khách thuê.
• Chi phí điều hành hoạt động hằng ngày: Bao gồm công tác giám sát dịch vụ, kiểm tra thiết bị, quản lý nhà cung cấp.

2. Chi phí an ninh, bảo vệ

Một tòa nhà có an ninh tốt sẽ góp phần nâng cao trải nghiệm của khách thuê và giảm thiểu rủi ro tài sản. Chi phí này gồm:

• Lực lượng bảo vệ trực 24/7
• Camera giám sát và các thiết bị an ninh
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống an ninh
• Quy trình kiểm soát ra vào

3. Chi phí vệ sinh, làm sạch

Chi phí vệ sinh chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành tòa nhà văn phòng. Đây là chi phí tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp, bao gồm:

• Vệ sinh khu vực sinh hoạt chung, khu vực công cộng (hành lang, sảnh, thang máy)
• Vệ sinh nhà vệ sinh chung
• Thu gom rác thải
• Làm sạch kính, mặt ngoài tòa nhà (định kỳ)
• Vệ sinh khu vực kỹ thuật

4. Chi phí bảo trì, bảo dưỡng

Đây là nhóm chi phí có tác động dài hạn lên chất lượng tòa nhà. Nếu muốn đảm bảo sự ổn định, đây là khoản bắt buộc phải duy trì thường xuyên. Hạng mục bao gồm:

• Bảo trì hệ thống thang máy
• Bảo trì hệ thống PCCC
• Bảo trì máy lạnh trung tâm 
• Bảo trì hệ thống điện, nước
• Sửa chữa thiết bị hỏng hóc.

5. Chi phí điện, nước tại khu vực chung

Không bao gồm điện, nước sử dụng trong văn phòng thuê. Chi phí này bao gồm:

• Điện cho thang máy
• Điện chiếu sáng khu vực chung
• Điện cho hệ thống điều hòa trung tâm
• Nước nhà vệ sinh chung
• Nước dùng trong hệ thống PCCC

6. Chi phí PCCC (phòng cháy chữa cháy)

Vì PCCC là yêu cầu bắt buộc theo luật, nên khoản phí luôn nằm trong chi phí vận hành tòa nhà văn phòng. Bao gồm:

• Chi phí vận hành hệ thống báo cháy, chữa cháy
• Chi phí kiểm định và bảo dưỡng trang thiết bị định kỳ
• Chi phí diễn tập PCCC

7. Chi phí xử lý nước thải, rác thải

Đây là chi phí giúp tòa nhà đáp ứng yêu cầu vệ sinh môi trường, bao gồm:

• Xử lý nước thải sinh hoạt
• Thu gom rác
• Xử lý rác thải định kỳ

8. Chi phí bảo hiểm tòa nhà

Bao gồm các loại bảo hiểm:

• Bảo hiểm cháy nổ
• Bảo hiểm tài sản chung
• Bảo hiểm trách nhiệm công cộng

9. Chi phí chăm sóc cảnh quan, cây xanh

Dù không phải khoản quá lớn nhưng chi phí này cũng góp phần tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho tòa nhà. Bao gồm:

• Chăm sóc cây cảnh trong sảnh và khu công cộng
• Cắt tỉa cây, tưới nước
• Trang trí cảnh quan theo mùa

10. Chi phí nâng cấp, cải tạo

Khoản này giữ tòa nhà không bị xuống cấp theo thời gian. Bao gồm những hạng mục như:

• Sơn sửa tường khu công cộng
• Thay bóng đèn, thay biển chỉ dẫn
• Cải thiện hệ thống kỹ thuật hoặc tiện ích tòa nhà

11. Chi phí văn phòng phẩm

Ví dụ:

• Giấy in ấn hồ sơ vận hành
• Thiết bị ghi nhận thông tin
• Dụng cụ sửa chữa cơ bản

12. Các chi phí pháp lý, tuân thủ theo quy định nhà nước

Những khoản chi này đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động hợp pháp. Bao gồm:

• Phí kiểm định PCCC
• Phí kiểm định thang máy
• Giấy phép môi trường
• Phí kiểm định hệ thống điện

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

• Quy mô và diện tích tòa nhà: Tòa nhà càng lớn thì chi phí càng cao do số lượng dịch vụ - thiết bị nhiều hơn.
• Tiêu chuẩn tòa nhà: Tòa nhà văn phòng hạng A có chi phí vận hành rất cao, hạng B trung bình, hạng C tối giản hơn
• Mức độ đầu tư hệ thống kỹ thuật: Hệ thống hiện đại > chi phí bảo trì cao nhưng tiết kiệm điện và hoạt động ổn định. Hệ thống cũ > chi phí sửa chữa nhiều.
• Vị trí tòa nhà: Khu trung tâm có chi phí dịch vụ cao hơn các quận vùng ven.
• Mức độ lấp đầy: Tòa nhà vắng khách thuê > chi phí chia cho ít doanh nghiệp > phí vận hành cao hơn.

Kết luận

Việc nắm rõ chi phí vận hành tòa nhà văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi thuê văn phòng, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đánh giá chính xác mức độ chuyên nghiệp của tòa nhà. Mỗi hạng mục trong chi phí vận hành đều nhằm duy trì môi trường làm việc ổn định, an toàn và chất lượng. Khi hiểu rõ các khoản này, doanh nghiệp có thể lựa chọn được tòa nhà phù hợp, cân đối ngân sách và đảm bảo hiệu quả vận hành nội bộ dài hạn.

Các thông tin trên được Kim Quang Group tổng hợp dựa trên kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực bất động sản, nếu bạn cần biết rõ về các chi phí liên quan của tòa nhà cụ thể, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc nhanh chóng.